PRIMEROS PASOS CON EL GTD

PRIMEROS PASOS CON EL GTD

Bienvenido a la era de la abundancia de información, que ha creado en muchos de nosotros una escasez de atención.

El libro más vendido de David Allen Getting Things Done * (conocido cariñosamente por los fanáticos como GTD ) propone un enfoque simple de 5 pasos para administrar la complejidad del trabajo moderno.

También sucede que el enfoque GTD se puede implementar fácilmente dentro de Evernote.

Estos son los pasos para una productividad libre de estrés que GTD recomienda:

  1. CAPTURE todos los compromisos en su vida en un lugar de confianza fuera de su cabeza (como un programa de software o un papel)
  2. CLARIFICAR exactamente qué es cada compromiso, el resultado deseado para cumplirlo y solo la siguiente acción requerida
  3. ORGANIZAR recordatorios de estas acciones en una lista de proyectos
  4. REFLEJA en tu lista semanalmente para asegurarte de que sea clara, actual y completa
  5. EJECUTE sobre sus acciones tomando decisiones intuitivas sobre qué hacer a continuación, confiando en que su sistema no permita que nada caiga en las grietas

 Todo comienza con la determinación, clara y visible, del estado actual de sus compromisos.

La lista de proyectos

La Lista de proyectos es extremadamente valiosa para cualquiera, ya sea que nunca haya oído hablar de GTD o haya sido un profesional dedicado durante años. La mayoría de las personas no podrían darle un inventario completo de sus proyectos si su vida dependiera de ello. Sin embargo, también le dicen que tienen demasiado en su plato y «no tienen el ancho de banda». Sin una Lista de proyectos completa, nunca se puede saber cuánta capacidad tiene realmente.

Entender la definición de GTD de un «Proyecto»

 Proyecto: “ cualquier resultado que esté comprometido a completar requiere de más de un paso de acción.

Esta definición nos obliga a reconocer que incluso los resultados aparentemente más simples, como «comprar auriculares» o «preparar una presentación», requieren numerosos pasos. En lugar de seguir estos pasos en nuestras cabezas, queremos rastrearlos en una herramienta externa. 

La mayoría de las personas encuentran que seguir esta definición produce una lista de alrededor de 30 a 100 proyectos. Por eso queremos usar una herramienta externa, no nuestro cerebro.

Paso 1: Captura

Hacer un volcado de cerebro

No juzgues No filtrar No intente aclararlos, procesarlos, organizarlos o categorizarlos mientras los captura. Eso pasa después.

Aquí hay algunos lugares comunes para mirar:

Tu mente

¿Qué te preocupa? Identificar eso como un proyecto. Nómbrelo para que puedas domarlo. ¿Qué está tomando más ancho de banda mental de lo que merece? ¿En qué actividades no está logrando un progreso constante que podría beneficiarse de un poco de estructura?

Ejemplo: «Me duele la espalda» → Programe una cita con el médico para diagnosticar el dolor de espalda

Calendario

Mire algunas semanas en el pasado en su calendario: ¿qué necesita hacer un seguimiento? ¿Qué necesitas para terminar? ¿Qué proyectos desea crear para dar seguimiento a los eventos que ya sucedieron?

Mire hacia el futuro: ¿qué necesitará para planificar o prepararse? ¿Qué metas necesitas establecer? ¿Con quién necesitas ponerte al día?

Ejemplo: “Necesito averiguar qué haremos en ese equipo fuera del sitio” → Planificar la agenda del equipo fuera del sitio

Siguiente lista de acciones (para hacer)

¿Qué cosas ya estás haciendo que son en realidad parte de un proyecto más grande que aún no has identificado?

Ejemplo: «Necesito hacer un seguimiento con el limpiador de la casa» → Póngase en contacto con el limpiador de la casa y programe el tiempo de limpieza semanal

Agendas

¿Qué pasa con la comunicación? ¿Hay alguna acción que ya haya programado con personas que forman parte de un proyecto más grande?

Ejemplo: «Necesito volver a llamar a Linda» → Desarrollar una campaña de ventas con Linda

Maletín / bolso / billetera / monedero

¿Qué cosas has guardado porque te recuerdan que actúes? ¿Qué has guardado porque lo necesitas para un proyecto?

Ejemplo: Tarjeta de visita en cartera → Haga un seguimiento con un posible contratista de la conferencia

Tu ambiente fisico

Mire alrededor de su oficina, hogar, automóvil o escritorio. ¿Qué objetos físicos representan proyectos que aún no has identificado?

Ejemplo: Documento en el escritorio → Empaquete y envíe el documento al socio comercial

Entorno digital

Mire el escritorio de su computadora, la carpeta de descargas, la carpeta de documentos, los marcadores, los correos electrónicos y las pestañas abiertas del navegador. ¿Qué mantienes alrededor porque es parte de un proyecto que puedes nombrar y organizar?

Ejemplo: Artículo en PDF en el escritorio → Lea el borrador del artículo y comente al coautor

Procesos o procedimientos

¿Qué procesos en su trabajo o en su vida podrían ser más eficientes, simplificados o útiles? ¿Qué hace con regularidad que toma demasiado tiempo, es demasiado difícil o no lo ha pensado bien?

Ejemplo: compras en el supermercado → Recopile la lista de suministros de alimentos básicos y configure entregas recurrentes en Amazon Fresh

Oportunidades creativas

¿Qué le gustaría aprender, desarrollar, construir, perseguir, comenzar, explorar o jugar como un proyecto?

Ejemplo: folleto para la clase de improvisación → Buscar y programar la clase de improvisación

Desarrollo de competencias

¿Hay habilidades que te gustaría aprender? ¿Qué aficiones te gustaría empezar? ¿Qué tipo de proyecto podría mejorar tu carrera o hacer que tu vida sea más divertida o interesante?

Ejemplo: confirmación por correo electrónico para la compra del curso en línea → Complete el curso en línea en Python

No se preocupe por el resultado exacto de cada Proyecto que identifique en esta etapa, o si realmente está comprometido con él. No permita que nada le impida escribir algo que posiblemente sea un Proyecto. Además, no te preocupes por cómo los nombras.

Puedes terminar este paso con un volcado de cerebro que se ve así. Probablemente el tuyo sea un poco más largo.

  1. Programar cita médica para diagnosticar dolor de espalda.
  2. Planificar la agenda del equipo externo.
  3. Encuentra limpiador de casa y programa horario de limpieza semanal
  4. Desarrollar campaña de ventas con Linda.
  5. Seguimiento con el potencial contratista de la conferencia.
  6. Empaquetar y enviar el documento a un socio comercial
  7. Leer el borrador del artículo y dar su opinión al coautor.
  8. Recopile la lista de suministros de alimentos básicos y establezca entregas recurrentes
  9. Buscar y programar la clase de improvisación.
  10. Curso online completo en Python



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